UNİTED BUİLDERS COMPANY İNŞAAT ANONİM ŞİRKETİ
KURUMSAL KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI
1. AMAÇ
Her bireyin kendisi ile ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkı Anayasa’dan
doğan kutsal bir haktır. United Builders Company İnşaat Anonim Şirketi olarak bu
hakkın gereklerini yerine getirmeyi en değerli görevlerimizden biri olarak kabul
ediyoruz. Bu nedenle kişisel verilerinizin hukuka uygun olarak işlenmesine ve
korunmasına önem veriyoruz.
Kurumsal Kişisel Verilerin Korunması Politikası da kişisel verilerin korunmasına
verdiğimiz önemin bir sonucu olarak kişisel verileri işlerken ve korurken temel
aldığımız ilkeleri ve uyguladığımız prosedürleri belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
2. KAPSAM
Politika United Builders Company İnşaat Anonim Şirketi’nin yönettiği bütün kişisel
veriler verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt
sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi,
kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi,
açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması
ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi
kapsamaktadır.
Politika United Builders Company İnşaat Anonim Şirketi’nin ortaklarının,
yetkililerinin, müşterilerinin, çalışanlarının, tedarikçi yetkililerinin ve çalışanlarının, ve
üçüncü kişilerin işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.
United Builders Company İnşaat Anonim Şirketi Politika’yı mevzuata ve Kişisel
Verileri Koruma Kurumu’nun kararlarına uyum ve kişisel verilerin daha iyi korunması
amaçlarıyla değiştirebilir.
3. TANIMLAR
Alıcı Grubu
Açık Rıza
Anonim Hale Getirme
İlgili Kişi
İlgili Kullanıcı
İmha
Kanun/KVKK
Kayıt Ortamı
Kişisel Veri
İlgili Kişi
Veri Envanteri
Kişisel Verilerin İşlenmesi
Komisyon
Kurul
Kurum
Özel Nitelikli Kişisel Veri
Periyodik İmha
Politika
Veri İşleyen
Veri Sorumlusu
4. GENEL İLKELER
United Builders Company İnşaat Anonim Şirketi her yeni kişisel veri işlemeyi
gerektiren iş akışının hazırlık aşamasında işlenecek verilerin aşağıdaki ilkelere
uygunluğunu denetler. Uygun bulunmayan iş akışları hayata geçirilmez.
United Builders Company İnşaat Anonim Şirketi kişisel verileri işlerken;
(I) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uyar.
(II) Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olduğundan emin olur.
(III) İşleme amacının belirli, açık ve meşru olmasına dikkat eder.
(IV) İşlenen verinin işlenme amacıyla bağlantılı olduğunu, işlenilmesi gerektiği
kadarıyla sınırlı işlendiğini ve ölçülü olduğunu kontrol eder.
(V) Verileri ancak ilgili mevzuatta öngörörülen veya işlenme amacı için gerekli olduğu
kadar muhafaza eder, işlenme amacı ortadan kalktığında imha eder.
5. GÖREV VE SORUMLULUKLAR
United Builders Company İnşaat Anonim Şirketi bünyesinde kişisel verilerin
işlenmesine ilişkin işbu Politika’yı ve ilgili diğer prosedürleri yönetmek ve Politika’nın
yürürlüğünü sağlamak amacıyla Kişisel Verilerin Korunması Komisyonu kurulmuştur.
Komisyon’u Genel Müdür, İnsan Kaynakları Sorumlusu, İdari İşler Sorumlusu, Finans
Müdürü, Muhasebe Sorumlusu ve Üretim Planlama Sorumlusu oluşturmaktadır.
United Builders Company İnşaat Anonim Şirketi bunun yanı sıra gerektiğinde 6698 sayılı
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uyum sağlamak amacıyla KVKK danışmanlığı
desteği de almaktadır. Komisyon gerek görmesi halinde toplantılarına KVKK
danışmanını çağırabilir.
Komisyon’un görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.
(I) Olağan olarak 6 ayda bir toplanır. Şartların gerektirmesi halinde olağanüstü
toplanılabilir (örneğin olası bir veri ihlali durumunda).
(II) Politika’da değiştirilmesi/geliştirilmesi gereken hususları tartışır.
(III) Kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi ve korunması adına yerine getirilebilecek
hususları tespit eder.
(IV) Komisyon, şirket içi ve iş ortakları nezdinde KVKK farkındalığını artırmak için
atılabilecek adımları belirler.
(V) Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması hususunda karşılaşılabilecek riskleri tespit
eder, gerekli idari ve teknik tedbirleri alır.
(VI) Kurum ile irtibatı sağlar ve ilişkileri yönetir.
(VII) İlgili Kişi’den gelen talepleri değerlendirir.
(VIII) Periyodik imha süreçlerini takip eder.
(IX) Veri Envanteri’ni günceller.
(X) Yukarıda sayılan hususlara ilişkin görevlendirmeleri yapar.
6. VERİ GÜVENLİĞİ İÇİN ALINAN TEDBİRLER
United Builders Company İnşaat Anonim Şirketi (i) kişisel verilerin hukuka aykırı
olarak işlenmesini önlemek, (ii) kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini
önlemek, (iii) kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini
temin etmeye yönelik gerekli hertürlü teknik ve idari tedbirleri alır.
6.1. Teknik Tedbirler
(I) Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
(II) Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, gelistirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik
önlemleri alınmaktadır.
(III) Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
(IV) Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
(V) Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
(VI) Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri
alınmaktadır.
(VII) Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği
sağlanmaktadır.
(VIII) Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
(IX) Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de
sağlanmaktadır.
(X) Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi
de yapılmaktadır.
(XI) Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
(XII) Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
(XIII) Şifreleme yapılmaktadır.
6.2. İdari Tedbirler
(I) Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
(II) Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık
çalışmaları yapılmaktadır.
(III) Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar
hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
(IV) Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
(V) Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
(VI) Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
(VII) Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri
kaldırılmaktadır.
(VIII) İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
(IX) Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
(X) Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
(XI) Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
(XII) Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
(XIII) Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
(XIV) Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
(XV) Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş
ve uygulanmaktadır.
(XVI) Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli
olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
(XVII) Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı
sağlanmaktadır.
7. İLGİLİ KİŞİNİN KİŞİSEL VERİLERLE İLGİLİ HAKLARI
İlgili kişi, United Builders Company İnşaat Anonim Şirketi’ne başvurarak aşağıda yer alan konularda talepte bulunabilir:
(I) Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
(II) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
(III) Kişisel verilerinin işlenme amacı ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
(IV) Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
(V) Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
(VI) KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
(VII) İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
(VIII) Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
8. İHLAL BİLDİRİMLERİ
United Builders Company İnşaat Anonim Şirketi çalışanları, KVKK hükümlerini ve/veya Politika’yı ihlal ettiğini düşündüğü iş, eylem veya olguyu Komisyon’a raporlar.
Komite bu ihlal bildirimi akabinde gerekli görmesi halinde toplanır ve ihlale ilişkin bir eylem planı oluşturur.
İhlal, kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafa elde edilmesi yoluyla gerçekleşmişse, Komisyon, Kurul’un 24.01.2019 tarih ve 2019/10 sayılı kararı kapsamında bu durumu 72 saat içerisinde ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
9. DEĞİŞİKLİKLER
Politika üzerindeki değişiklikler Komisyon tarafından hazırlanır ve United Builders Company İnşaat Anonim Şirketi Yönetim Kurulu’nun onayına sunulur.
Güncellenen Politika çalışanlara e-posta yolu ile gönderilebilir veya internet sitesi üzerinde yayınlanır.
10. YÜRÜRLÜK TARİHİ
Politika’nın işbu versiyonu 6.02.2024 tarihinde Yönetim Kurulu tarafından onaylanarak yürürlüğe girmiştir.